Sekretariat & Empfang (m/w/d) - Europa, Bildung, Jugend

Sie möchten in einem zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten? Sie begeistern sich für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur? Erasmus+, Digitalisierung, Stipendienprogramme, Kultur- und Wissenschaftsvermittlung und Bildungskooperation klingen für Sie spannend? Dann sind Sie bei uns richtig!

Wir sind der OeAD, Österreichs Agentur für Bildung und Internationalisierung. Mit über 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beraten, fördern und vernetzen wir Menschen und Institutionen in Österreich, Europa und internationalen Schwerpunktländern.

Ihr Arbeitsbereich ist das Sekretariat im Bereich Erasmus+ Jugend und Europäisches Solidaritätskorps in der Abteilung Europa, Bildung, Jugend, www.erasmusplus.at. Zusätzlich übernehmen Sie an diesem Standort allgemeine Aufgaben des Empfangs.

Das erwartet Sie

• Sie sind zuständig für die Büroorganisation der Abteilung (Rechnungskontrolle, etc.).

• Sie bearbeiten die eingehende und ausgehende Post und verwalten die Ablage.

• Die Akten- und Fristenverwaltung der Abteilung befindet sich in Ihrem Aufgabenbereich.

• Sie organisieren Sitzungen der Abteilung und führen Protokolle.

• Sie unterstützen die Abteilung bei der Organisation von Reisen und Veranstaltungen.

• Sie führen Telefonate und Korrespondenz in Deutsch und Englisch (Auskunftserteilung, Gesprächsvermittlung – im Team auch für den gesamten OeAD).

• Sie empfangen und betreuen alle Kundinnen und Kunden bzw. Gäste am Standort.

• Sie sind für die Terminverwaltung sowie für die Vorbereitung der Besprechungsräume zuständig.

• Sie erledigen Bestellungen, Einkäufe sowie Post- und Botengänge.

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, Fachschule, BMS oder höher).

• Einschlägige Berufserfahrung ist für Sie und für uns von Vorteil.

• Sie haben sehr gute Deutschkenntnisse (Deutsch: Niveau C1, GER) und Englischkenntnisse (Englisch: Niveau B2, GER).

• Sie bringen sehr gute MS-Office-Kenntnisse mit.

• Genauigkeit, Selbständigkeit und Verlässlichkeit sind für Sie selbstverständlich.

• Sie verfügen über Organisationstalent, Kunden- und Serviceorientierung sowie Stressresistenz.

• Sie haben ein freundliches und gepflegtes Auftreten und bringen ausgezeichnete Umgangsformen mit.

• Sie sind teamfähig sowie engagiert, kommunikativ und proaktiv.

Das bieten wir Ihnen

• Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Vollzeittätigkeit im Ausmaß von 37,5 Wochenstunden und mit einem Gehalt ab 2.542,80 Euro brutto/Monat (Überzahlung je nach einschlägiger Berufserfahrung).

• Ein Arbeitsbeginn ist ab sofort möglich.

• Das Dienstverhältnis ist auf die Dauer einer Karenz bis voraussichtlich Ende 2025 befristet.

• Laufende interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Ihre Entwicklung im OeAD.

• Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung können Sie diverse Angebote nutzen (z.B. Yoga, Rückentraining, Gesundheitsvorträge, frisches Obst).

• Das Büro befindet sich in zentraler Lage in Wien und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Vielfalt, Inklusion und Chancengerechtigkeit sind uns besonders wichtig. Wenn Sie diese Werte mit uns teilen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!