Assistenz der Geschäftsführung (OeAD) & Projektassistenz (Innovationsstiftung für Bildung) (m/w/d)

Sie möchten in einem zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten? Sie begeistern sich für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur? Erasmus+, Digitalisierung, Stipendienprogramme, Kultur- und Wissenschaftsvermittlung und Bildungskooperation klingen für Sie spannend? Dann sind Sie bei uns richtig!

Wir sind der OeAD, Österreichs Agentur für Bildung und Internationalisierung. Mit über 404 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beraten, fördern und vernetzen wir Menschen und Institutionen in Österreich, Europa und internationalen Schwerpunktländern.

Das erwartet Sie

• Sie sind für die Büroorganisation in der Geschäftsführung zuständig (Terminverwaltung und -koordination, Bestellungen, Rechnungskontrolle, etc.).

• Sie unterstützen das Team der ISB der Organisation interner und externer Veranstaltungen, Workshops und Seminaren.

• Das Fristenmanagement und die Kontaktdatenpflege befinden sich in Ihrem Aufgabenbereich.

• Sie koordinieren Vertragsverwaltung, Berichtslegung und Dokumentenablage für die Aktivitäten der Stiftung.

• Sie bearbeiten die eingehende und ausgehende Post, verwalten die Ablage.

• Sie führen Telefonate sowie eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.

• Sie empfangen und betreuen Kundinnen und Kunden bzw. Gäste der Geschäftsführung.

• Die Organisation von Sitzungen sowie die Protokollführung zählen ebenfalls zu Ihrem Aufgabenfeld.

• Sie organisieren Dienstreisen, inklusive Reisebuchungen, Dienstreiseanträgen und -Abrechnungen.

• Sie bereiten Unterlagen für Termine in Kooperation mit Fachabteilungen auf.

• Sie arbeiten im Zweierteam und stimmen die Aufgabeneinteilung laufend ab.

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen im Idealfall über ein abgeschlossenes Hochschulstudium, alternativ über eine abgeschlossene Matura oder ähnliche Qualifikation.

• Eine einschlägige Ausbildung und/oder Berufserfahrung sind/ist für Sie und für uns von Vorteil.

• Sie bringen sehr gute MS-Office-Kenntnisse mit.

• Sie haben sehr gute Deutsch- (Level C1, GER) und gute Englischkenntnisse (Level B1, GER).

• Genauigkeit ist Ihnen besonders wichtig.

• Sie verfügen über Organisationstalent und erste Erfahrungen im Projektmanagement.

• Sie können Zusammenhänge sowohl schriftlich als auch mündlich klar verständlich zusammenfassen.

• Sie legen Wert auf ein freundliches und gepflegtes Auftreten.

• Sie sind pflichtbewusst, verlässlich, flexibel, teamfähig, stressresistent, kommunikationsstark, sowie proaktiv und mitdenkend.

Das bieten wir Ihnen

• Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Vollzeittätigkeit im Ausmaß von 37,5 Wochenstunden und mit einem Gehalt ab 3.463,80 Euro brutto/Monat (Überzahlung je nach einschlägiger Berufserfahrung).

• Ein interdisziplinäres, engagiertes Team mit viel Bildungs- und Innovationsexpertise und wertschätzendem Umgang miteinander in der Innovationsstiftung für Bildung.

• Ein Arbeitsbeginn ist ab sofort möglich. Nach einer Einarbeitungszeit wird ein unbefristetes Dienstverhältnis angestrebt.

• Durch unser Gleitzeitsystem wird Ihnen ein flexibles Arbeiten ermöglicht.

• Laufende interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Ihre Entwicklung im OeAD.

• Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung können Sie diverse Angebote nutzen (z.B. Yoga, Rückentraining, Gesundheitsvorträge, frisches Obst).

• Nach der Einarbeitungszeit können Sie das Jobticket beantragen.

• Das Büro befindet sich in zentraler Lage in Wien und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Vielfalt, Inklusion und Chancengerechtigkeit sind uns besonders wichtig. Wenn Sie diese Werte mit uns teilen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!