Assistenz der Abteilungsleitung Qualität und Transparenz (m/w/d)

Sie möchten in einem zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten? Sie begeistern sich für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur? Erasmus+, Digitalisierung, Stipendienprogramme, Kultur- und Wissenschaftsvermittlung und Bildungskooperation klingen für Sie spannend? Dann sind Sie bei uns richtig!

Wir sind der OeAD, Österreichs Agentur für Bildung und Internationalisierung. Mit über 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beraten, fördern und vernetzen wir Menschen und Institutionen in Österreich, Europa und internationalen Schwerpunktländern.

In der stark gewachsenen Abteilung Qualität und Transparenz wird die Assistenzstelle, die zugleich Team-Assistenz der Referenz­stelle für Qualität in der Allgemein- und Berufsbildung (RQB) ist, neu ausgeschrieben. Die Referenzstelle hat ihre Hauptaufgaben im Bereich schulisches Qualitätsmanagement (insbesondere QMS), sie ist für das Gütesiegel Lern-Apps verantwortlich und hat als Netz­werkknoten in EQAVET eine wichtige Kommunikationsrolle in der Berufsbildung sowohl national als auch auf EU-Ebene (https://rqb.at/).

Das erwartet Sie

• Sie sind für die organisatorische und koordinierende Unter­stützung der Abteilungsleitung zuständig.

• Sie betreuen die verschiedenen Webseiten von RQB gemeinsam mit den jeweils inhaltlich Verantwortlichen.

• Sie koordinieren die Termine der Leitung und der Team-Mitglieder und pflegen den Kontakt abteilungs- und OeAD-intern, zu den Ressorts der Ministerien und anderen Stakeholdern.

• Sie verantworten den gesamten Backoffice-Bereich für das Team RQB, insbesondere die Bestellung und Verwaltung von Literatur und Materialien, die Bezahlung von Rechnungen und die gesamte Reise­administration.

• Sie erstellen Unterlagen und Präsentationen und gestalten sowie layoutieren (auch umfangreiche) Dokumente, Vorlagen und Schriftstücke in Word und PDF.

• Sie organisieren und dokumentieren Meetings und Work­shops und arbeiten bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen mit.

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über einen Hochschulabschluss oder eine BHS-Matura.

• Einschlägige Berufserfahrung ist für Sie und uns von Vorteil.

• Sie besitzen sehr gute MS-Office Kenntnisse (Word, Excel und PowerPoint) sowie gute MS-Teams Kenntnisse und ein sehr gutes Zahlenverständnis.

• Sie haben bereits mit Content Management Systemen (idealerweise mit Typo3 und/oder Joomla) gearbeitet und können verschiedene Dateiformate bearbeiten und einbinden.

• Sie haben grundlegende Kenntnisse im Projektmanagement.

• Sie können neue Anforderungen im Umgang mit zu ver­wendender Software selbständig bewältigen und die Lösungs- bzw. Anwendungswege anderen im Team gut erklären.

• Sie arbeiten selbständig und strukturiert und sind dabei zuverlässig, mitdenkend, flexibel und engagiert.

• Außerdem haben Sie sehr gute Deutsch- (Level C2, GER) und gute Englischkenntnisse (Level B2, GER).

Das bieten wir Ihnen

• Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Tätigkeit im Ausmaß von 20 Wochenstunden und mit einem Gehalt ab 1.788,40 Euro brutto/Monat (Überzahlung je nach einschlägiger Berufserfahrung).

• Ein Arbeitsbeginn ist ab sofort möglich.

• Nach einer Einarbeitungszeit wird ein unbefristetes Dienstverhältnis angestrebt.

• Durch unser Gleitzeitsystem sowie die Möglichkeit zum Homeoffice wird Ihnen ein flexibles Arbeiten ermöglicht.

• Laufende interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Ihre Entwicklung im OeAD.

• Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung können Sie diverse Angebote nutzen (z.B. Yoga, Rückentraining, Gesundheitsvorträge, frisches Obst).

• Nach der Einarbeitungszeit können Sie das Jobticket beantragen.

• Das Büro befindet sich in zentraler Lage in Wien und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Vielfalt, Inklusion und Chancengerechtigkeit sind uns besonders wichtig. Wenn Sie diese Werte mit uns teilen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!